4 bí quyết chuẩn bị bài thuyết trình thành công

Trong cuộc sống, có một nguyên tắc bất di bất dịch, đó là: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Là một người thuyết trình trước công chúng, chúng ta luôn phải giải quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Do đó, công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng chu đáo, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của ta càng lớn. Đặc biệt trong việc Thuyết trình, việc chuẩn bị càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Khi đứng trước đám đông sẽ có rất nhiều yếu tố tác động tới người thuyết trình, khi chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp người Thuyết trình tự tin trước đám đông và linh hoạt để ứng xử với các tình huống phát sinh.

 

1. Lựa chọn chủ đề

Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Bí quyết ở đây là phải biết “tìm cái khác biệt để tạo ra sự đặc biệt” cho chủ đề của mình. Phải nắm được nội dung cơ bản của buổi thuyết trình, “biết được biển mới nói được về sông”. Chủ đề được lựa chọn sẽ phụ thuộc vào đối tượng người nghe. Chúng ta khó có thể thu hút sự chú ý của trẻ nhỏ khi lựa chọn chủ đề thuyết trình về WTO, hay thuyết trình với người già về vấn đề tình yêu hay giới tính... Do đó với mỗi đối tượng khác nhau, chúng ta cần lựa chọn nội dung phù hợp. Trường hợp, hội trường có nhiều hơn một đối tượng thì chúng ta sẽ lựa chọn chủ đề như thế nào? Chọn chủ đề có sự quan tâm chung của tất cả các đối tượng trong hội trường, hoặc số đông hội trường quan tâm đến chủ đề này. Như vậy bạn vẫn có được đa số sự ủng hộ từ phía hội trường ngay từ chủ đề ban đầu của bài thuyết trình. với những chủ đề quá lớn, chúng ta có thể lựa chọn đi sâu vào một phần để trình bày một khía cạnh trong chủ đề đó. Đồng thời bạn cũng cần cho người nghe biết về mối liên hệ giữa chủ đề và phần trình bày đó để tránh cái nhìn sai lệch của người nghe khi vấn đề trình bày chỉ giải quyết được một khía cạnh trong đó.
 

2. Giới hạn các vấn đề

 

Chủ đề của bài thuyết trình cần cô đọng và dễ hiểu để người nghe có thể hiểu và có những hình dung ban đầu về vấn đề trình bày.
Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên vụn vặt và không trọng tâm. Để tránh tình trạng đó, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ; ý nào bắt buộc phải nói, ý nào là cần nói, ý nào nên nói. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý bắt buộc trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý cần, hay nên nói sau. Nếu thiếu đi sự giới hạn này, những nội dung được nói sẽ không có khả năng kết hợp phù hợp với thời gian do đó những nội dung cần thì không nói còn những nội dung nói chưa chắc đã cần.

 

3. Mục đích tổng quát

Khi đã có chủ để rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:

• Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả?
• Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì?
• Hay chỉ đơn thuần là giải trí?

Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp. Mục đích được chia sẻ bằng những câu nói ngắn gọn mang tính chất tổng quát.

Ví dụ: Sau buổi thuyết trình hôm nay giúp người nghe nâng cao năng lực đàm phán và quản lý xung đột trong công việc và cuộc sống.

4. Mục tiêu cụ thể

Một bài thuyết trình thành công khi người thuyết trình phải biết “đứng ở tương lai để giải quyết vấn đề hiện tại”. Đó là phải biết “mường tượng” ra kết quả ta sẽ đạt được sau bài thuyết trình là gì? Đâu là những thông điệp chính mình muốn truyền tải trong chủ đề đặt ra? Từ đó xây dựng cho mình các mục tiêu sẽ phải đạt được trong bài thuyết trình.

Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau bài nói thính giả không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v… Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan. 

 

Mục tiêu của người thuyết trình sẽ trả lời cho câu hỏi: “Sau khi thực hiện bài nói, người nghe sẽ thay đổi điều gì”. Sự thay đổi có thể ở trong nhận thức hoặc trong hành vi, song nhất định phải có sự thay đổi giữa thời điểm trước và sau khi nghe bài thuyết trình. Mục tiêu là một cách chia sẻ và nêu cụ thể những sự thay đổi đó từ phía người nghe.

Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêu bạn muốn đạt được. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn hình thành nội dung và cách truyền truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất. Điều này lại có liên quan đến các yếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và bầu không khí không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào. Thường hầu hết các bài thuyết trình thành công đều phải đạt 3 yếu cầu chính yếu: chuyển tải được những thông tin mới, người nghe không chỉ “nghe” mà còn được “thưởng thức” bài thuyết trình và các vấn đề trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic. Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này bạn cần xác định cách diễn đạt phù hợp. Khi truyền đạt thông tin, bạn cần trình bày theo một cấu trúc hợp lý, logic. Khi muốn người nghe thư giãn, bạn có thể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui. Còn trong trường hợp mục tiêu bài thuyết trình muốn cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài thuyết trình cần đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe. Cần lưu ý rằng: khả năng tập trung của người nghe chỉ giới hạn trong khoảng 30- 45 phút. Trong khoảng thời gian đó, họ chỉ tiếp thu khoảng 1/3 những gì bạn trình bày. Vì thế nội dung bài thuyết trình cần được cụ thể thành 3-4 vấn đề quan trọng và nhấn mạnh những điểm này trong phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở phần cuối. Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề:

- Tại sao “chủ đề thuyết trình” này lại cần thiết?
- Nội dung của “chủ đề thuyết trình” gồm những gì?
- Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì?

Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu. Ví dụ, với tiêu đề “cải tiến chất lượng dịch vụ công”, có thể một số người nghe hình dung bạn sẽ trình bày các khái niệm về chất lượng, cải tiến chất lượng và dịch vụ công. Nếu phần trình bày của bạn cứ sa đà vào các khái niệm này sẽ làm cho người nghe chán, gây cho họ cảm giác đang “đi học”. Cần nhớ, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản. Chẳng hạn thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu về chất lượng, dịch vụ công… thay vì phải nghe các khái niệm này dưới dạng lý thuyết.

Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu phải đảm bảo những yêu cầu sau:

• Cụ thể, rõ ràng
• Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được
• Có thể đạt được
• Hướng đến kết quả
• Thời gian thực hiện

Thông thường ngoài việc xác định thông điệp muốn truyền tải của chủ đề này là gì, chúng ta cần thỏa mãn 3 mục tiêu cơ bản. Đó là:

Mục tiêu thứ nhất là giáo dục: Qua buổi thuyết trình của ta thính giả học được một số điều bổ ích.

Mục tiêu thứ hai là giải trí: Thính giả thích thú khi nghe ta nói chuyện.

Mục tiêu thứ ba là giải thích: Thính hiểu rõ nội dung bài nói chuyện của bạn. 

 

(Nguồn: Kỹ năng Tâm Việt)