Khám phá cấu trúc bài thuyết trình hoàn hảo

Chỉ có thiết kế chuẩn mới mang lại một công trình đẹp và ít tốn kém. Cũng làm từ carbon nhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt. Điều đó cũng bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó. 

1. Dàn bài cơ bản

Dù một bài văn, một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận. Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác. Hẳn là khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “Cái đinh”. Cái đinh với ba phần: Mũi đinh – Thân đinh – Mũ đinh tương ứng với ba phần của bài thuyết trình: Mở bài – Thân bài – Kết bài. Mũi đinh cần có đặc tính sắc nhọn giống như mở bài cần thu hút. Thân đinh cần chắc chắn và phù hợp giống như thân bài cần logic và chặt chẽ. Kết bài cần cô đọng mạnh mẽ bao trùm được toàn bộ bài thuyết trình.

2. Dàn bài chi tiết

Chúng ta đi vào chi tiết chức năng của từng phần trong bài thuyết trình:

2.1. Phần mở bài.

Hãy tưởng tượng người nghe và người nói giống như là hai miếng gỗ cứng. Muốn xuyên qua được các lớp gỗ bạn cần có chiếc đinh. Để chiếc đinh xuyên qua được lớp gỗ đầu tiên và gắn kết hai miếng gỗ thì chiếc đầu đinh phải vô cùng sắc nhọn. Tương tự như vậy, để phá tan đi khoảng cách, sự soi xét ban đầu của người nghe và bước đầu tạo ra sự gắn kết giữa người nghe và người nói, người diễn giả cần thiết kế phần mở bài giống như chiếc mũi đinh vậy. Phần mở bài sâu sắc để:

- Thu hút người nghe

- Tạo bầu không khí ban đầu cởi mở

- Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe.

“Vạn sự khởi đầu nan”

“Đầu xuôi – Đuôi lọt”

Với phần mở bài thành công sẽ tạo tiền đề để có một bài thuyết trình thực sự thu hút đối với người nghe. Nếu 20’’ đầu tiên khán giả ấn tượng với hình ảnh bên ngoài của bạn, thì 4’ tiếp theo để bạn chinh phục người nghe bằng chính cách mở bài của bạn. Tiềm thức của người nghe quyết định có nghe bạn tiếp tục hay không dựa vào phần mở bài bạn đã chinh phục người nghe như thế nào. Do đó hãy thực sự để tâm để tạo ra một phần mở bài thực sự ấn tượng chinh phục người nghe.



2.2. Phần thân bài

Phần thân bài giống như cái Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường.

Tưởng tượng khi chiếc đinh của bạn bị uốn cong, hoặc độ dày quá yếu liệu bạn có đủ sức để đóng vào tường hay để gắn kết hai miếng gỗ không. Điều này dường như là không thể. Tương tự như vậy, nếu bài thuyết trình bạn không sắp xếp một cách hợp lý tạo ra sự chặt chẽ chắc chắn về mặt cấu trúc và logic thì phần thân bài khi đó sẽ như thân đinh bị uốn cong và trở nên không có hiệu lực với hội trường.

Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền đi đóng guốc. Khi lấy đinh đóng guốc đi đóng thuyền thì có đóng cũng như không, còn lấy đinh đóng thuyền đi đóng guốc thì không những không đóng được mà có khi còn vỡ guốc cũng nên. Do đó một bài thuyết trình thành công khi thân bài được thiết kế một cách “phù hợp”. Phù hợp với thời gian và phù hợp với người nghe về trình độ, về độ tuổi, về văn hóa...

Chuẩn bị và quản lý thời gian hợp lý cho bài thuyết trình của mình. Tập luyện và điều chỉnh bài nói sao cho phù hợp với thời gian được cho phép. Đồng thời, bạn cũng cần có những phương án dự phòng về thời gian trình bày cho mình. Có thể bạn sẽ bị lấn thời gian từ những người trình bày trước hoặc có thêm thời gian từ những người trình bày quá ngắn. Do đó ngoài bài thuyết trình với thời gian đúng hãy chuẩn bị thêm, nếu còn quá ít thời gian tôi sẽ cắt đi nội dung trình bày nào, nội dung nào sẽ trình bày tóm tắt, nội dung nào sẽ trọng tâm hay ngược lại nếu có thêm thời gian tôi sẽ trình bày thêm phần nào, phần nào mới, phần nào bổ sung để làm rõ. Đồng thời có thể chuẩn bị thêm những câu hỏi dành cho khán giả và cả những phương án dự phòng với những câu hỏi từ phía hội trường lên cho mình. Câu hỏi nào mình sẽ trả lời ngay, câu hỏi nào mình sẽ để sao và trao đổi bằng những cách khác để phù hợp với nội dung. Một sự chuẩn bị chu đáo luôn đảm bảo cho một thành công vững vàng.

Về đối tượng người nghe, một lần nữa chắc chắn rằng những nội dung của bạn đã phù hợp hay chưa? Về cả văn hóa, độ tuổi và trình độ của người nghe. Nếu bạn đánh giá sai đối tượng và lựa chọn sai nội dung điều đó sẽ gây ra sự khó khăn khi bạn phân tích các nội dung. Bởi sẽ không có một tiếng nói thống nhất giữa người trình bày và người nghe. Và khi đó người nghe có muốn nghe bạn thì những nội dung đó cũng không đủ sự thu hút với những đối tượng này.

Tóm lại, phần thân bài có thể kết luận trong hai từ: Chắc chắn và phù hợp. Xây dựng một thân bài với độ chắc chắn và phù hợp về thời gian lẫn đối tượng sẽ đảm bảo cho bạn có một bài thuyết trình thu hút.

2.3. Phần kết luận

Phần kết luận giống như Mũ đinh. Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ. Vậy người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận. Phần kết luận giúp cho thính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình. Tưởng tượng khi bạn đóng chiếc đinh vào tường, bạn có thể nhìn thấy được mũi đinh nữa không? Bạn có thể nhìn thấy thân đinh không? Phần duy nhất bạn có thể nhìn được là mũ đinh. Tương tự như vậy, kết thúc bài thuyết trình, người nghe có thể sẽ quên mất là bạn mở bài thu hút thế nào, người nghe quên là bài thuyết trình của bạn có thân bài với những lập luận chặt chẽ ra sao. Và phần kết bài là để giúp người nghe củng cố lại những điều đó.

“Điều cuối cùng là điều sống cùng”

Hãy để người nghe lưu lại dấu ấn bài thuyết trình của bạn với kết bài cô đọng và đóng chốt lại những điều mà bạn đã nỗ lực trình bày trong hai phần trước đó. 

(Nguồn: Kỹ năng Tâm Việt)